Hoe voorkom je dat je zelf aansprakelijk wordt voor incassokosten?

/door

Als ondernemer wil je gewoon betaald worden voor je werk. Maar soms blijft een factuur openstaan, stuur je een herinnering, en dan nog een, en voor je het weet vraag je je af: mag ik nu incassokosten in rekening brengen? En wat als je dat verkeerd aanpakt? Dan kun je als schuldeiser zelf aansprakelijk worden voor kosten die je dacht te kunnen doorberekenen. Dat is precies wat je wilt voorkomen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.

Wat zijn incassokosten en wie betaalt ze?

Incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser maakt om een onbetaalde vordering te innen. Denk aan kosten voor aanmaningen, de inzet van een incassobureau of juridische stappen. In principe betaalt de schuldenaar deze kosten, mits je als schuldeiser aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoet.

Voor vorderingen op particulieren gelden vaste wettelijke tarieven via de Wet Incassokosten (WIK). De tabel ziet er als volgt uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015% (minimaal € 40)
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (maximaal € 6.775)

Bij vorderingen op andere bedrijven is er meer vrijheid. Het gangbare tarief is 15% over de hoofdsom, of het tarief dat je in je algemene voorwaarden hebt opgenomen. Heb je goede algemene voorwaarden? Dan kun je daarin een hogere vergoeding vastleggen. Heb je die niet? Dan val je terug op wat redelijk en gebruikelijk is.

Wanneer kun je als schuldeiser zelf aansprakelijk worden voor incassokosten?

Je kunt als schuldeiser aansprakelijk worden voor incassokosten als je de wettelijke spelregels niet volgt. Dat gebeurt vaker dan je denkt, en het is vervelend: je dacht kosten te kunnen verhalen op de schuldenaar, maar de rechter oordeelt dat jij ze zelf moet dragen.

De meest voorkomende fouten die tot aansprakelijkheid leiden:

  • Je stuurt geen geldige aanmaning voordat je incassokosten in rekening brengt
  • Je geeft de schuldenaar niet de wettelijk verplichte 14 dagen om alsnog te betalen
  • Je brengt hogere incassokosten in rekening dan de wet toestaat
  • Je werkt met een niet-geregistreerd incassobureau dat onrechtmatig handelt
  • Je stuurt de aanmaning naar het verkeerde adres of op een onjuiste manier

Kortom: als jij de regels niet netjes volgt, draait de rechter de rollen om. Dat wil je voorkomen. Gelukkig is het niet ingewikkeld als je weet wat de wet van je vraagt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welke eisen stelt de wet aan een geldige aanmaning?

Een geldige aanmaning moet voldoen aan drie voorwaarden: ze moet schriftelijk zijn, een betalingstermijn van minimaal 14 dagen bevatten, en duidelijk vermelden welke incassokosten verschuldigd zijn als de schuldenaar niet op tijd betaalt.

Dit staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. De aanmaning moet ook het exacte bedrag aan incassokosten noemen dat de schuldenaar verschuldigd wordt. Schrijf je alleen “er worden incassokosten in rekening gebracht” zonder een bedrag te noemen? Dan is de aanmaning niet geldig en kun je de kosten niet verhalen.

Stuur je de aanmaning per e-mail? Zorg dan dat je kunt aantonen dat de schuldenaar de mail heeft ontvangen. Een aangetekende brief geeft meer zekerheid, zeker als een zaak later voor de rechter komt. Kleine details, groot verschil.

Wat is het verschil tussen een geregistreerd en niet-geregistreerd incassobureau?

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je met een niet-geregistreerd bureau, dan riskeer je dat de incassohandelingen onrechtmatig zijn en dat jij als opdrachtgever aansprakelijk wordt gesteld voor de gevolgen.

Een geregistreerd bureau voldoet aan kwaliteitseisen op het gebied van opleiding, gedragsregels en klachtafhandeling. Dat beschermt niet alleen de schuldenaar, maar ook jou als schuldeiser. Als een niet-geregistreerd bureau fouten maakt of onrechtmatig handelt, kan de schuldenaar jou aanspreken.

Controleer bij elk bureau dat je overweegt of het een geldig registratienummer heeft. Dit is openbaar te raadplegen via het register van Justis. Een betrouwbaar bureau deelt dit nummer zonder aarzeling. Bij professionele incasso in Nederland is registratie geen bijzaak, maar een basiseis.

Hoe voorkom je aansprakelijkheid door je incassoproces goed in te richten?

Je voorkomt aansprakelijkheid voor incassokosten door een gestructureerd incassoproces te volgen: stuur een geldige aanmaning, houd je aan de wettelijke termijnen, werk met een geregistreerd bureau en leg alles schriftelijk vast.

Praktisch gezien betekent dit:

  1. Zorg voor goede algemene voorwaarden met een duidelijke betalingstermijn en een incassokostenbeding
  2. Stuur een herinnering zodra een factuur de vervaldatum passeert
  3. Stuur daarna een formele aanmaning met het exacte bedrag aan incassokosten en een betalingstermijn van minimaal 14 dagen
  4. Schakel een geregistreerd incassobureau in als de schuldenaar niet reageert
  5. Bewaar alle communicatie zodat je kunt aantonen dat je correct hebt gehandeld

Transparantie over de status van je dossiers helpt ook. Als je op elk moment weet wat er speelt, kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat een zaak onnodig escaleert. Via een volledig overzicht van incasso- en creditmanagementdiensten zie je welke stappen professioneel worden opgepakt.

Moet je als ondernemer altijd een incassobureau inschakelen of kun je het zelf doen?

Je hoeft niet altijd een incassobureau in te schakelen. Voor eenvoudige vorderingen kun je het incassoproces zelf opstarten, mits je de wettelijke regels kent en correct toepast. Bij complexere of hardnekkige gevallen is professionele hulp verstandig.

Zelf doen werkt goed als de vordering overzichtelijk is, de schuldenaar bereikbaar is en je de tijd hebt om het proces te bewaken. Maar zodra een schuldenaar niet reageert, de vordering groter is of juridische stappen nodig zijn, loopt het risico op fouten snel op. Een fout in de aanmaning, een verkeerd bedrag of een te korte betalingstermijn kan je de hele vordering kosten.

Een tussenweg is ook mogelijk. Met SelfCollect kun je eenvoudige zaken zelf afhandelen via een portal, terwijl een professioneel bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt als dat nodig is. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo combineer je de controle van zelf doen met de zekerheid van professionele ondersteuning.

Hoe wij helpen om aansprakelijkheid voor incassokosten te voorkomen

Bij Creman zorgen we ervoor dat jouw incassoproces van begin tot eind juridisch correct verloopt. Zo hoef je je geen zorgen te maken over aansprakelijkheid of gemiste vorderingen. Concreet betekent dat:

  • Wij zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, en adviseren altijd over de haalbaarheid van een zaak
  • Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via je eigen online portal, zodat je altijd weet waar je aan toe bent
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
  • Met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier werken we snel en resultaatgericht

Wil je weten hoe Creman jouw incassoproces veiliger en efficiënter maakt? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Wat doe je als je klant beweert dat hij al heeft betaald?

/door

Je stuurt een factuur, de betaaldatum verstrijkt en als je de klant belt, zegt hij rustig: “Maar ik heb al betaald.” Dat is een vervelende situatie, want je weet niet meteen of je te maken hebt met een vergissing, een miscommunicatie of iemand die bewust de boel rekt. Wat je in zo’n geval doet, hangt af van wat je kunt aantonen en hoe je het gesprek aanpakt. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dit oplost, wat je van een klant mag verlangen en wanneer je externe hulp inschakelt.

Wat betekent het als een klant zegt dat hij al heeft betaald?

Als een klant beweert al betaald te hebben terwijl jij de betaling niet hebt ontvangen, zijn er drie mogelijke verklaringen: de betaling is onderweg maar nog niet bijgeschreven, er is een fout gemaakt bij de overboeking, of de klant probeert de vordering te vertragen of te omzeilen. Welke van de drie het is, kun je alleen achterhalen door bewijs op tafel te leggen.

Ga er in eerste instantie niet van uit dat de klant liegt. Overschrijvingen kunnen soms een dag of twee vertraging oplopen, zeker bij betalingen vanuit het buitenland of bij fouten in de rekeninggegevens. Maar ook als je de klant het voordeel van de twijfel geeft, heb je het recht om bewijs te vragen. Dat is geen kwestie van wantrouwen, maar van zakelijk handelen. Een klant die zegt al betaald te hebben, kan dat altijd aantonen.

Hoe controleer je of een betaling daadwerkelijk is gedaan?

Controleer eerst je eigen bankrekening grondig voordat je verdere actie onderneemt. Zoek niet alleen op het verwachte bedrag, maar ook op de naam van de klant, het factuurnummer en de datum. Soms boeken klanten een iets ander bedrag over, laten ze een cent weg of gebruiken ze een andere omschrijving, waardoor de betaling moeilijker te traceren is.

Als de betaling nergens te vinden is, doorloop dan de volgende stappen:

  • Controleer of de klant het juiste rekeningnummer heeft gebruikt. Fouten in IBAN-nummers komen vaker voor dan je denkt.
  • Bekijk of de betaling misschien op een andere rekening is binnengekomen, als je meerdere zakelijke rekeningen hebt.
  • Vraag je bank of er een overboeking in behandeling is die nog niet is verwerkt.
  • Kijk of de klant mogelijk een ander bedrag heeft overgemaakt dan het factuurbedrag.

Pas als je dit allemaal hebt nagelopen en de betaling nergens opduikt, is het tijd om de klant om bewijs te vragen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Welk bewijs mag je van een klant verlangen?

Je mag van een klant verlangen dat hij een betalingsbewijs overlegt. Dat is een redelijk en zakelijk verzoek. Een geldig betalingsbewijs bevat minimaal de datum van de overboeking, het overboekte bedrag, het ontvangende rekeningnummer en de naam van de ontvanger.

Concreet kun je vragen om een van de volgende documenten:

  • Een schermafbeelding of PDF van de bankafschriften waarop de overboeking zichtbaar is
  • Een betalingsbevestiging van de bank of het betaalsysteem
  • Een transactiereferentienummer waarmee jij of je bank de betaling kunt traceren

Stel deze vraag schriftelijk, per e-mail. Zo heb je een schriftelijke bevestiging van het verzoek en een tijdstempel als dat later nodig is voor een incassoprocedure. Als de klant het bewijs niet kan of wil leveren, is dat een belangrijk signaal. Een eerlijke klant die werkelijk heeft betaald, heeft altijd ergens een betalingsbewijs beschikbaar.

Wanneer schakel je een incassobureau in bij een betalingsgeschil?

Schakel een incassobureau in op het moment dat de klant het betalingsbewijs niet levert, niet reageert op je verzoeken of het bewijs dat hij aanlevert niet overeenkomt met jouw bankgegevens. Op dat punt is er geen sprake meer van een misverstand, maar van een betalingsgeschil waarbij je professionele ondersteuning nodig hebt.

Een incassobureau met juristen in huis, zoals wij, kan in zo’n situatie meer doen dan alleen een aanmaning sturen. We beoordelen de haalbaarheid van de zaak, adviseren over de te nemen stappen en begeleiden het traject van aanmaning tot gerechtelijke procedure als dat nodig is. Dat is nuttig, want een betalingsgeschil waarbij de klant beweert al betaald te hebben, vraagt om een andere aanpak dan een standaard wanbetaling.

Belangrijk om te weten: CreMan is geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoet daarmee aan de wettelijke registratieplicht die sinds april 2024 voor alle incassobureaus in Nederland geldt. Dat geeft je als opdrachtgever de zekerheid dat je met een betrouwbare en gecertificeerde partij werkt. Bekijk ons volledige overzicht van diensten om te zien hoe we je kunnen ondersteunen.

Wat is het verschil tussen een betalingsgeschil en een gewone wanbetaling?

Bij een gewone wanbetaling staat de vordering niet ter discussie: de klant erkent de factuur, maar betaalt niet. Bij een betalingsgeschil betwist de klant actief dat hij nog iets verschuldigd is, bijvoorbeeld door te beweren dat hij al heeft betaald. Dat onderscheid is belangrijk, omdat het de juridische aanpak beïnvloedt.

Zie het verschil zo:

  • Wanbetaling: de factuur staat vast, de klant betaalt niet of te laat. Het incassotraject is relatief rechttoe rechtaan.
  • Betalingsgeschil: de klant betwist de vordering of de betaalstatus. Er is bewijs nodig om de zaak te onderbouwen, en soms is een rechter nodig om een oordeel te vellen.

Bij een betalingsgeschil is het des te belangrijker dat je alle communicatie schriftelijk vastlegt en bewijs verzamelt. Facturen, e-mails, betalingsverzoeken en de reacties van de klant vormen samen het dossier dat je nodig hebt als de zaak voor de rechter komt.

Hoe voorkom je dit soort betalingsgeschillen in de toekomst?

De meeste betalingsgeschillen over “ik heb al betaald” zijn te voorkomen met een duidelijke administratie en goede afspraken vooraf. Zorg dat elke factuur een uniek factuurnummer heeft, een heldere betalingstermijn en de juiste bankgegevens. Stuur altijd een betalingsbevestiging zodra een betaling binnenkomt, zodat de klant weet dat zijn betaling is ontvangen.

Praktische maatregelen die helpen:

  • Gebruik boekhoudsoftware die betalingen automatisch koppelt aan openstaande facturen
  • Stuur een automatische betalingsbevestiging zodra een factuur is voldaan
  • Leg in je algemene voorwaarden vast wat er geldt bij betalingsgeschillen en wie het bewijs levert
  • Hanteer vaste betaaltermijnen en stuur herinneringen op vaste momenten
  • Bewaar alle communicatie met klanten over facturen in een centraal systeem

Heb je veel debiteuren of weinig tijd om dit bij te houden? Dan kan het uitbesteden van je debiteurenbeheer een slimme keuze zijn. Zo houd je je administratie strak zonder er zelf uren in te steken.

Hoe wij helpen bij betalingsgeschillen

Bij CreMan helpen we je vanaf het eerste moment dat een klant beweert al betaald te hebben tot aan de oplossing. Of dat nu een vriendelijke maar stevige aanmaning is, juridisch advies of een volledige incassoprocedure.

  • Onze juristen beoordelen de haalbaarheid van je zaak en adviseren over de beste aanpak
  • We begeleiden het volledige traject, van aanmaning tot gerechtelijke executie indien nodig
  • Via ons online portaal heb je 24/7 real-time inzage in de status van je dossier
  • Alle gelden lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Heb je een eenvoudige vordering? Via SelfCollect handel je die kosteloos zelf af en ontvang je bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
  • Ons slagingspercentage ligt op 93%, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten wie we zijn en waarom bedrijven al meer dan 23 jaar op ons vertrouwen? Lees meer over CreMan. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Wat doe je als je klant in het buitenland woont?

/door

Zakendoen over de grens brengt kansen, maar ook risico’s. Wat doe je als een buitenlandse klant een factuur niet betaalt en simpelweg niet reageert? Internationale incasso werkt anders dan incasso in Nederland, maar dat betekent niet dat je machteloos staat. Je hebt meer opties dan je denkt, zolang je weet welke stappen je kunt zetten en wanneer je professionele hulp inschakelt.

Wat kun je doen als een buitenlandse klant niet betaalt?

Als een buitenlandse klant een factuur niet betaalt, begin je net als bij een Nederlandse debiteur: stuur een schriftelijke herinnering en een formele aanmaning. Reageert je klant niet, dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau dat actief is in het betreffende land, of een juridische procedure starten op basis van Europese of nationale wetgeving.

Voordat je verdere stappen zet, is het slim om een paar dingen na te gaan. Heb je duidelijke betalingsafspraken gemaakt in je contract of algemene voorwaarden? Staat er een rechtskeuze in, dus welk recht van toepassing is bij een geschil? En is de klant een particulier of een bedrijf? Dit bepaalt namelijk welke route het meest effectief is. Bij bedrijven in de Europese Unie heb je relatief veel juridische mogelijkheden. Bij particulieren buiten de EU wordt het een stuk ingewikkelder.

Het is ook verstandig om de vordering zo snel mogelijk op te pakken. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je het geld nog terugziet. Een incassobureau gespecialiseerd in incasso in het buitenland kent de lokale wetgeving, taal en gebruiken, en kan sneller en effectiever handelen dan wanneer je het zelf probeert.

In welke landen kun je een vordering laten innen?

In principe kun je in elk land ter wereld proberen een vordering te innen, maar de haalbaarheid verschilt sterk per regio. Binnen de Europese Unie zijn de mogelijkheden het grootst, dankzij geharmoniseerde regelgeving en Europese juridische instrumenten. Buiten de EU hangt het af van verdragen tussen landen en de lokale rechtsstelsels.

De meest toegankelijke landen voor internationale incasso vanuit Nederland zijn:

  • België en Duitsland — geografisch dichtbij, vergelijkbare rechtsstelsels en veel handelsverkeer
  • Frankrijk en Spanje — actieve handelspartners binnen de EU met toegankelijke juridische procedures
  • Engeland — na de Brexit iets complexer, maar nog steeds goed haalbaar
  • Scandinavische landen — hoge betalingsmoraal, maar eigen juridische procedures

Buiten Europa, bijvoorbeeld in Azië of de Amerika’s, is internationale incasso een stuk lastiger en duurder. Hier spelen taalbarrières, andere rechtsstelsels en het ontbreken van internationale verdragen een grote rol. In die gevallen is een grondige haalbaarheidsanalyse vóór het starten van een procedure echt de moeite waard.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen incasso in Nederland en in het buitenland?

Het grote verschil tussen binnenlandse en grensoverschrijdende incasso zit in de complexiteit. In Nederland gelden vaste wettelijke regels en standaardprocedures, en is communicatie eenvoudig. Bij internationale incasso heb je te maken met buitenlands recht, een andere taal, andere rechtbanken en soms ook culturele verschillen in de manier waarop met betalingsverplichtingen wordt omgegaan.

Een paar concrete verschillen op een rij:

  • Taal en communicatie — aanmaningen en juridische documenten moeten in de taal van het betreffende land worden opgesteld
  • Toepasselijk recht — welk recht geldt, hangt af van contractafspraken en Europese verordeningen
  • Incassokosten — de Nederlandse WIK-tabel geldt alleen voor vorderingen op particulieren in Nederland; in het buitenland gelden andere regels
  • Doorlooptijd — internationale procedures duren gemiddeld langer dan binnenlandse

Dat maakt internationale incasso niet onmogelijk, maar wel iets waarbij je beter niet zelf kunt improviseren. Een bureau dat in meerdere landen actief is en de lokale regelgeving kent, maakt een groot verschil.

Hoe werkt de Europese betalingsbevelprocedure?

De Europese betalingsbevelprocedure is een vereenvoudigde juridische procedure waarmee je een onbetwiste geldvordering kunt innen bij een schuldenaar in een ander EU-land. Je dient een verzoek in bij de bevoegde rechtbank, zonder dat je daarvoor naar het buitenland hoeft. Als de debiteur niet reageert, wordt het bevel automatisch uitvoerbaar in alle EU-lidstaten.

De procedure werkt als volgt:

  1. Je vult een standaardformulier in (formulier A) en dient dit in bij de rechtbank
  2. De rechtbank beoordeelt het verzoek en stuurt het betalingsbevel naar de debiteur
  3. De debiteur heeft 30 dagen om bezwaar te maken
  4. Maakt de debiteur geen bezwaar, dan wordt het bevel uitvoerbaar verklaard
  5. Het bevel kan vervolgens in het hele EU-gebied worden geëxecuteerd

Let op: deze procedure geldt alleen binnen de EU en niet voor Engeland (na de Brexit). Denemarken heeft een aparte positie, en de vordering moet onbetwist zijn. Maakt de debiteur wél bezwaar, dan gaat de zaak over naar een gewone civiele procedure, wat meer tijd en kosten met zich meebrengt.

Wanneer schakel je een incassobureau in voor buitenlandse debiteuren?

Je schakelt een incassobureau in voor een buitenlandse debiteur zodra je eigen herinneringen en aanmaningen geen resultaat opleveren, of als je merkt dat de communicatie vastloopt door taal- of cultuurverschillen. Hoe eerder je dit doet, hoe groter de kans op een succesvolle inning.

Praktische signalen dat het tijd is om hulp in te schakelen:

  • De betalingstermijn is verstreken en je hebt al minimaal één herinnering gestuurd zonder reactie
  • De klant reageert wel, maar maakt steeds nieuwe beloftes zonder te betalen
  • Je weet niet welke juridische stappen je in het betreffende land kunt zetten
  • De taalbarrière maakt directe communicatie moeilijk of onmogelijk
  • De vordering is groot genoeg om professionele inning te rechtvaardigen

Een incassobureau met internationale expertise kan bovendien adviseren over de haalbaarheid van een zaak. Soms is het verstandiger om een schikking te treffen of de vordering af te schrijven dan een kostbare procedure te starten die weinig kans van slagen heeft. Dat eerlijke advies is minstens zo waardevol als de inning zelf. Bekijk ook het volledige overzicht van onze diensten om te zien welke aanpak het beste bij jouw situatie past.

Wat zijn de kosten van internationale incasso?

De kosten van internationale incasso zijn hoger dan bij binnenlandse incasso, omdat er meer expertise, vertaalwerk en soms buitenlandse advocaten of lokale partners bij komen kijken. De exacte kosten hangen af van het land, de hoogte van de vordering en de complexiteit van de zaak.

Een paar richtlijnen om rekening mee te houden:

  • Incassoprovisie — voor vorderingen op buitenlandse bedrijven wordt doorgaans een percentage van de hoofdsom gerekend, vergelijkbaar met het gangbare tarief van 15% voor bedrijven in Nederland
  • Juridische kosten — als een gerechtelijke procedure nodig is, komen daar kosten bij voor griffierechten, vertaling van documenten en eventueel lokale rechtsbijstand
  • No cure, no pay — veel incassobureaus werken op basis van no cure, no pay voor de buitengerechtelijke fase, wat betekent dat je alleen betaalt als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd

Voor vorderingen op particulieren in Nederland geldt de wettelijke WIK-tabel, maar die is niet van toepassing op buitenlandse debiteuren. Laat je daarom altijd vooraf informeren over de kostenstructuur, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Een goede inschatting van de haalbaarheid en kosten vooraf voorkomt dat je meer uitgeeft dan de vordering waard is.

Hoe wij helpen met internationale incasso

Bij Creman weten we als geen ander hoe complex het kan zijn als een klant in het buitenland niet betaalt. Daarom bieden we een complete aanpak voor grensoverschrijdende vorderingen, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie. Dit is wat we voor je doen:

  • Actief in zes landen — we innen vorderingen in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • Zes talen — we communiceren met buitenlandse debiteuren in het Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans
  • Juristen in eigen huis — onze juristen begeleiden het volledige traject en adviseren altijd eerlijk over de haalbaarheid van een zaak
  • 24/7 inzage in je dossier — via ons online portaal zie je altijd precies wat de status is van jouw vordering
  • Veilige geldstromen — alle ontvangen bedragen lopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Slagingspercentage van 93% — we werken snel en resultaatgericht, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier

Wil je weten of jouw vordering haalbaar is? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken graag met je mee.

Hoeveel kost het om een incassobureau in te schakelen?

/door

De kosten van het inschakelen van een incassobureau zijn voor veel ondernemers een groot vraagteken. Logisch, want je wilt niet voor verrassingen komen te staan als je al met een onbetaalde factuur zit. Het goede nieuws: in de meeste gevallen betaal jij als schuldeiser niets, of nauwelijks iets. De incassokosten worden namelijk doorberekend aan de schuldenaar. Hieronder leggen we precies uit hoe dat werkt, wat de uitzonderingen zijn en wanneer het financieel slim is om een bureau in te schakelen.

Wat zijn de kosten van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau bestaan meestal uit een incassoprovisie: een percentage van het openstaande bedrag dat het bureau in rekening brengt bij succesvolle inning. Dit percentage varieert doorgaans tussen de 10% en 15% van de hoofdsom, afhankelijk van het type schuldenaar en de hoogte van de vordering. Je betaalt dus pas als er daadwerkelijk wordt geïnd.

Naast de provisie kunnen er bijkomende kosten zijn, zoals dossierkosten of kosten voor juridische stappen. Sommige bureaus rekenen ook opstartkosten. Het is daarom slim om vooraf goed door te vragen wat er precies in het tarief zit en wat er eventueel apart in rekening wordt gebracht.

Wie betaalt de incassokosten: jij of de schuldenaar?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassokosten, niet jij. Dit is wettelijk geregeld: zodra een debiteur in verzuim is en een aanmaning heeft ontvangen, mag je als schuldeiser de incassokosten op hem verhalen. Jij hoeft als opdrachtgever in principe niets uit eigen zak te betalen voor de buitengerechtelijke incasso.

Er is wel een voorwaarde: de schuldenaar moet officieel in gebreke zijn gesteld. Dat betekent dat hij een schriftelijke aanmaning heeft ontvangen met een redelijke betalingstermijn en alsnog niet heeft betaald. Pas daarna mogen de incassokosten worden doorberekend. Een goed incassobureau zorgt ervoor dat dit proces correct verloopt, zodat de kosten ook daadwerkelijk verhaalbaar zijn.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoe wordt de incassoprovisie berekend?

De incassoprovisie wordt berekend als een percentage van de openstaande hoofdsom. Voor vorderingen op particulieren is dit wettelijk vastgelegd via de WIK-tabel (Wet Incassokosten). Voor vorderingen op bedrijven geldt een gangbaar tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat is vastgelegd in de algemene voorwaarden van de schuldeiser.

WIK-tabel voor vorderingen op particulieren

De WIK-tabel werkt met een staffel: hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage over het meerdere. Dit ziet er als volgt uit:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Bij een factuur van € 1.000 aan een particulier bedragen de wettelijke incassokosten dus € 150. Dat bedrag wordt aan de schuldenaar doorberekend, niet aan jou. Voor vorderingen op andere bedrijven geldt dit wettelijke maximum niet, maar in de praktijk wordt vaak hetzelfde percentage of een vergelijkbare staffel gehanteerd.

Wat zijn de kosten als de zaak voor de rechter komt?

Als een zaak gerechtelijk wordt, komen er extra kosten bij: griffierechten (de kosten om een zaak bij de rechtbank in te dienen) en eventueel deurwaarderskosten. Deze kosten liggen, afhankelijk van de vordering en de procedure, al snel tussen de € 100 en enkele honderden euro. In principe zijn ook deze kosten verhaalbaar op de schuldenaar als je de zaak wint.

Het is wel belangrijk dat je vooraf goed nadenkt of een gerechtelijke procedure zinvol is. Een zaak winnen is één ding, maar als de schuldenaar geen verhaal biedt, kun je alsnog met lege handen staan. Bureaus met juristen in eigen huis, zoals wij bij CreMan, adviseren je altijd eerlijk over de haalbaarheid. We kijken naar drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo weet je waar je aan toe bent voordat je een beslissing neemt. Meer weten over hoe zo’n traject eruitziet? Bekijk dan onze pagina over incasso binnenland.

Zijn er verborgen kosten bij een incassobureau?

Verborgen kosten zijn bij een goed bureau niet aan de orde, maar het loont om vooraf de juiste vragen te stellen. Denk aan: zijn er opstartkosten of dossierkosten? Wat gebeurt er als de zaak niet succesvol is? Worden juridische kosten apart in rekening gebracht? Een transparant bureau geeft hier direct antwoord op.

Kijk ook naar hoe een bureau omgaat met dossieropvolging. Wij geven opdrachtgevers 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal. Zo zie je precies wat er gebeurt en kom je nooit voor verrassingen te staan. Transparantie over geldstromen is ook belangrijk: bij ons verlopen alle betalingen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft van de B.V.

Wil je weten welke diensten een incassobureau allemaal kan bieden? Een volledig overzicht helpt je om de juiste keuze te maken.

Wanneer is een incassobureau inschakelen de moeite waard?

Een incassobureau inschakelen is de moeite waard zodra je eigen aanmaningen geen resultaat opleveren en de schuldenaar niet reageert. Hoe eerder je schakelt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Wachten vergroot het risico dat de debiteur onvindbaar wordt of dat zijn financiële situatie verslechtert.

Voor kleinere vorderingen of eenvoudige zaken hoef je bovendien niet direct het volledige incassotraject in te gaan. Via SelfCollect kun je als opdrachtgever eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen. Je stuurt zelf de eerste brieven en legt het eerste contact, terwijl wij de workflow op de achtergrond bewaken. Lukt de inning? Dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Zo houd je meer over aan je eigen inspanning.

Hoe wij helpen met incassokosten en het innen van openstaande facturen

Bij CreMan werken we resultaatgericht: met een slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier zorgen we ervoor dat jouw geld zo snel mogelijk op de juiste plek terechtkomt. Dit is wat we voor je doen:

  • Volledige transparantie over kosten: geen verborgen tarieven, duidelijke afspraken vooraf
  • Incassoprovisie doorberekend aan de schuldenaar: in de meeste gevallen betaal jij niets
  • Juristen in eigen huis: van eerste aanmaning tot gerechtelijke executie, altijd met eerlijk advies over haalbaarheid
  • 24/7 inzage in je dossiers: via een eigen online portal weet je altijd waar je zaak staat
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken handel je zelf af en verdien je een deel van de provisie terug
  • Nationaal en internationaal: actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië

Wil je weten hoe CreMan te werk gaat? Lees meer over ons en onze werkwijze. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw openstaande vordering.

Wanneer moet je een deurwaarder inschakelen in plaats van een incassobureau?

/door

Een klant betaalt niet. Je hebt al een herinnering gestuurd, misschien zelfs twee. En nu vraag je je af: bel ik een incassobureau, of heb ik een deurwaarder nodig? Het korte antwoord: begin altijd met een incassobureau. Een deurwaarder komt pas in beeld als er een rechterlijk vonnis is. In de meeste gevallen los je een onbetaalde factuur op zonder ooit bij de rechter te komen.

Toch is het nuttig om te begrijpen wat het verschil precies is, wanneer je welke stap zet en wie er opdraait voor de kosten. Dat lees je hieronder, stap voor stap en zonder juridisch jargon.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau is een commercieel bedrijf dat openstaande vorderingen int via aanmaningen, betalingsregelingen en onderhandelingen. Een deurwaarder is een door de overheid benoemde ambtenaar met wettelijke bevoegdheden, zoals het leggen van beslag op bezittingen of loon. Het grote verschil: een deurwaarder mag alleen optreden na een rechterlijk vonnis; een incassobureau werkt in de fase daarvoor.

In de praktijk betekent dit dat een incassobureau de debiteur benadert, druk uitoefent en probeert tot een oplossing te komen zonder tussenkomst van de rechter. Dat lukt verrassend vaak. Met een slagingspercentage van 93% worden de meeste zaken buitengerechtelijk opgelost. Pas als dat niet lukt en er een vonnis nodig is, komt de deurwaarder in beeld om dat vonnis te executeren.

Belangrijk om te weten: sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Werk je samen met een bureau dat niet geregistreerd is, dan loop je als opdrachtgever risico. Controleer dus altijd of het bureau een geldig registratienummer heeft.

Wanneer is een incassobureau de juiste keuze?

Een incassobureau is de juiste keuze wanneer een factuur onbetaald blijft en je er zelf niet uitkomt met herinneringen. Je schakelt een bureau in als de debiteur niet reageert, betaling uitstelt of simpelweg niet wil betalen, maar er nog geen rechterlijk vonnis nodig is. Dit is de buitengerechtelijke fase, en hier wordt het overgrote deel van de vorderingen opgelost.

Een goed incassobureau doet meer dan brieven versturen. Het legt contact met de debiteur, onderhandelt over een betalingsregeling en bewaakt het hele proces. Voor kleinere of overzichtelijke vorderingen kun je via incasso binnenland een dossier indienen en het bureau het werk laten doen. Heb je te maken met een buitenlandse debiteur, dan is het nuttig om een bureau te kiezen dat ook internationaal actief is.

Heb je een eenvoudige vordering en wil je zelf de eerste stap zetten? Dan is het ook mogelijk om via SelfCollect zelf de eerste brieven te sturen, terwijl een bureau op de achtergrond meekijkt en ingrijpt wanneer nodig. Bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat is een slimme manier om kosten te besparen bij overzichtelijke zaken.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer moet je een deurwaarder inschakelen?

Je schakelt een deurwaarder in wanneer er een rechterlijk vonnis ligt dat de debiteur verplicht te betalen, maar de debiteur dat nog steeds niet doet. De deurwaarder is dan bevoegd om dat vonnis te executeren: hij kan beslag leggen op bankrekeningen, loon of bezittingen. Zonder vonnis heeft een deurwaarder geen bevoegdheid om op te treden.

In de praktijk kom je bij een deurwaarder terecht via een gerechtelijke procedure. Een rechter doet uitspraak, en als de debiteur daarna nog steeds niet betaalt, voert de deurwaarder het vonnis uit. Dit traject kost tijd en geld en is daarom altijd een laatste stap, niet de eerste.

Juristen die het volledige traject kennen, adviseren altijd eerst over de haalbaarheid van een zaak voordat je naar de rechter stapt. Heeft de debiteur geen verhaal, dan heeft een vonnis weinig praktisch nut. Dat is relevante informatie die je vooraf wilt weten.

Hoe verloopt het traject van aanmaning tot deurwaarder stap voor stap?

Het traject van onbetaalde factuur tot deurwaarder verloopt in duidelijke stappen. Eerst probeer je het zelf op te lossen, daarna neemt een incassobureau het over, en pas als dat niet werkt volgt een gerechtelijke procedure met eventuele inzet van een deurwaarder.

  1. Eigen herinnering of aanmaning: Je stuurt zelf een betalingsherinnering met een nieuwe betaaltermijn.
  2. Inschakelen incassobureau: Als de debiteur niet reageert, draag je het dossier over aan een incassobureau. Het bureau stuurt een formele aanmaning en neemt contact op met de debiteur.
  3. Buitengerechtelijke incasso: Het bureau onderhandelt, stelt een betalingsregeling voor en bewaakt de nakoming daarvan. In de meeste gevallen wordt hier al betaald.
  4. Gerechtelijke procedure: Als de debiteur blijft weigeren, kan het bureau een dagvaarding laten opstellen en de zaak aan de rechter voorleggen.
  5. Vonnis: De rechter doet uitspraak. Als de debiteur wordt veroordeeld, is er een executoriale titel.
  6. Inzet deurwaarder: De deurwaarder voert het vonnis uit via beslag of andere executiemiddelen.

De meeste zaken eindigen bij stap drie. Dat scheelt tijd, geld en gedoe voor alle partijen.

Wie betaalt de kosten van een deurwaarder of incassobureau?

In principe betaalt de debiteur de incassokosten, niet jij als schuldeiser. De wet regelt dit voor vorderingen op particulieren via de WIK-tabel. Voor bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden staat. De kosten worden bij de vordering opgeteld en bij de debiteur in rekening gebracht.

Voor vorderingen op particulieren ziet de WIK-tabel er zo uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Kosten van een gerechtelijke procedure, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, worden bij een gewonnen zaak eveneens op de debiteur verhaald. Verlies je de zaak, dan kunnen die kosten wel voor jouw rekening komen. Dat is een van de redenen waarom een goede haalbaarheidsanalyse vooraf zo nuttig is.

Kan een incassobureau ook de rol van deurwaarder overnemen?

Een incassobureau kan de rol van deurwaarder niet overnemen, omdat een deurwaarder een wettelijk benoemde ambtenaar is met exclusieve bevoegdheden. Wat een incassobureau wel kan doen, is het volledige traject begeleiden tot en met de gerechtelijke procedure en samenwerken met een deurwaarder voor de executiefase. Je hoeft als opdrachtgever dus niet zelf op zoek naar een deurwaarder.

Een bureau met juristen in eigen huis begeleidt je van de eerste aanmaning tot aan de rechtbank en adviseert je over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat laatste klinkt onprettig, maar het is soms de meest verstandige keuze als een debiteur geen verhaal heeft. Eerlijk advies op dat moment is meer waard dan een juridisch traject dat niets oplevert.

Via het volledige dienstenoverzicht zie je precies wat een bureau op elk moment in het proces voor je kan betekenen.

Hoe wij helpen bij het hele traject, van aanmaning tot executie

Bij Creman hoef je niet zelf uit te zoeken wanneer je een incassobureau of een deurwaarder nodig hebt. Wij begeleiden het volledige traject en schakelen op het juiste moment de juiste partij in. Concreet betekent dat:

  • Juristen in eigen huis die het traject bewaken van aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Eerlijk advies over de haalbaarheid van een zaak, zodat je geen geld steekt in een procedure die niets oplevert
  • Een slagingspercentage van 93% in de buitengerechtelijke fase, waardoor een deurwaarder in de meeste gevallen niet nodig is
  • 24/7 real-time inzage in de status van je dossier via een eigen online portal
  • Geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), dus volledig in lijn met de wettelijke eisen die sinds april 2024 gelden

Wil je weten hoe Creman werkt en wat we voor jouw situatie kunnen betekenen? Lees meer over Creman of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee, zonder verplichtingen.

Hoeveel procent rekent een incassobureau voor incasso?

/door

Een incassobureau rekent doorgaans een incassoprovisie van 15% over de openstaande hoofdsom. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumpercentages op basis van de hoogte van de vordering. Voor vorderingen op bedrijven is 15% het gangbare tarief, tenzij je algemene voorwaarden een andere afspraak bevatten. In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar deze kosten, niet jij als schuldeiser. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe het precies werkt.

Wat is incassoprovisie en hoe werkt het?

Incassoprovisie is de vergoeding die een incassobureau ontvangt voor het innen van een openstaande vordering. Dit percentage wordt berekend over de hoofdsom van de factuur en vormt de belangrijkste kostenpost bij het uitbesteden van een incassozaak. De provisie is geen vast bedrag, maar een percentage dat varieert afhankelijk van de hoogte van de vordering en de afspraken die je maakt.

Het systeem werkt als volgt: jij draagt een openstaande factuur over aan het incassobureau. Het bureau neemt contact op met de debiteur, verstuurt aanmaningen en onderhandelt over betaling. Wordt de vordering succesvol geïnd, dan ontvangt het bureau de afgesproken provisie. In de meeste gevallen worden deze kosten doorberekend aan de schuldenaar, zodat jij als opdrachtgever het volledige factuurbedrag ontvangt.

Hoeveel procent rekent een incassobureau gemiddeld?

Een incassobureau rekent gemiddeld 15% incassoprovisie over de hoofdsom van de vordering. Dit is het gangbare tarief voor vorderingen op bedrijven. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijk vastgelegde maximumpercentages die afhangen van de hoogte van de schuld.

Voor vorderingen op particulieren werkt de berekening via de zogeheten WIK-tabel (Wet Incassokosten). Die ziet er als volgt uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Bij een vordering van € 1.000 op een particulier zijn de wettelijke incassokosten dus € 150. Hoe hoger de vordering, hoe lager het effectieve percentage wordt. Voor bedrijven geldt dit wettelijke schema niet, maar is 15% over de hoofdsom de standaard in de markt. Staat er in jouw algemene voorwaarden een andere regeling, dan kan die van toepassing zijn.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wie betaalt de incassokosten: schuldeiser of schuldenaar?

In de meeste gevallen betaalt de schuldenaar de incassokosten. Als een debiteur niet betaalt, mag je als schuldeiser de wettelijke incassokosten bij hem in rekening brengen. Dit is geregeld in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) en geldt voor zowel particulieren als bedrijven.

Voorwaarde is wel dat je eerst een correcte aanmaning stuurt met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. Pas daarna mogen de incassokosten officieel worden doorberekend aan de schuldenaar. Reageert de debiteur niet en wordt het dossier overgedragen aan een incassobureau, dan komen de kosten van het traject in principe voor zijn rekening. Jij als schuldeiser ontvangt dan het volledige factuurbedrag terug, inclusief de rente en kosten die bij de schuldenaar zijn geïnd.

Let op: als een vordering uiteindelijk niet geïnd kan worden, bijvoorbeeld omdat de debiteur insolvent is, kan het voorkomen dat je als schuldeiser toch een deel van de kosten draagt. Meer daarover lees je verderop in dit artikel.

Wat zijn de wettelijke incassokosten in Nederland?

De wettelijke incassokosten in Nederland zijn vastgelegd in de Wet incassokosten (WIK) en gelden als minimum én maximum voor vorderingen op particulieren. Het minimumbedrag is € 40, ongeacht hoe laag de vordering is. Voor vorderingen op bedrijven geldt de WIK-tabel niet als wettelijke verplichting, maar wordt die in de praktijk wel vaak als richtlijn gebruikt.

Naast de incassoprovisie kunnen er ook andere kosten in rekening worden gebracht, zoals de wettelijke rente over de openstaande hoofdsom. Die rente loopt op vanaf de vervaldatum van de factuur. Voor handelsvorderingen tussen bedrijven geldt de hogere handelsrente. Dit zijn kosten die ook voor rekening van de schuldenaar komen, mits je de juiste stappen hebt gevolgd in het aanmaningsproces.

Voor een correcte berekening van de incassokosten bij binnenlandse vorderingen is het verstandig om dit te laten beoordelen door een bureau dat de wet- en regelgeving goed kent. Zo voorkom je dat je te weinig of te veel in rekening brengt.

Wat kost een incassobureau als de vordering niet wordt geïnd?

Als een vordering niet geïnd wordt, rekenen de meeste incassobureaus geen provisie. Het principe ‘no cure, no pay’ is in de incassobranche gangbaar voor de buitengerechtelijke fase. Wordt er niets geïnd, dan betaal je als opdrachtgever in principe niets voor die fase.

Zodra het traject overgaat naar juridische stappen, zoals een dagvaarding of gerechtelijke procedure, verandert dat. Juridische kosten, zoals griffierechten en deurwaarderskosten, zijn namelijk voorgeschoten bedragen die je als schuldeiser zelf betaalt. In veel gevallen kun je deze kosten wel terugvorderen als je de rechtszaak wint, maar dat is niet altijd zeker. Bureaus met juristen in eigen huis adviseren je altijd vooraf over de haalbaarheid van zo’n stap, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Bekijk ook het volledige dienstenoverzicht om te zien welke stappen er in een incassotraject mogelijk zijn en wat elke fase inhoudt.

Wanneer is een incassobureau inschakelen de moeite waard?

Een incassobureau inschakelen is de moeite waard wanneer een debiteur niet reageert op jouw eigen aanmaningen en de vordering oud genoeg is om serieus aan te pakken. Als vuistregel geldt: na twee eigen herinneringen zonder reactie is het tijd om een professional in te schakelen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle inning.

Er zijn een paar situaties waarin je dit zeker niet langer moet uitstellen:

  • De debiteur reageert niet op jouw herinneringen of belooft steeds opnieuw te betalen zonder dat te doen
  • De vordering staat al langer dan 60 tot 90 dagen open
  • Het gaat om een bedrag dat een serieuze impact heeft op jouw cashflow
  • Je hebt geen tijd of kennis om het aanmaningsproces zelf te bewaken
  • De debiteur zit in het buitenland en je weet niet hoe je dat aanpakt

Voor kleinere of eenvoudigere vorderingen hoeft het inschakelen van een bureau niet meteen een grote stap te zijn. Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen, met ondersteuning op de achtergrond. Bij succesvolle inning ontvang je bovendien een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel aantrekkelijk om ook kleine vorderingen serieus te nemen.

Hoe wij helpen met incassokosten en tarieven

Bij CreMan werken we transparant als het gaat om kosten en tarieven. Je weet vooraf waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf. Dit is wat we voor je regelen:

  • Correcte berekening van incassokosten op basis van de WIK-tabel voor particulieren en het gangbare tarief van 15% voor bedrijven
  • No cure, no pay in de buitengerechtelijke fase: wordt de vordering niet geïnd, dan betaal je geen provisie
  • Juridisch advies van onze eigen juristen over de haalbaarheid van elke zaak, inclusief een eerlijk advies over of doorzetten zinvol is
  • 24/7 inzage in de status van jouw dossiers via ons online portaal, zodat je altijd weet wat er speelt
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken: jij handelt ze kosteloos zelf af en ontvangt bij succes een deel van de provisie terug
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

CreMan is opgericht in 2002 en geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106). Dat betekent dat we voldoen aan alle wettelijke eisen die sinds april 2024 verplicht zijn voor incassobureaus in Nederland. Lees meer over wie we zijn en hoe we werken. Wil je direct weten wat we voor jouw specifieke situatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak.

Wanneer mag je een factuur doorverkopen aan een incassobureau?

/door

Een factuur doorverkopen aan een incassobureau is in Nederland juridisch gezien mogelijk, maar het werkt iets anders dan veel mensen denken. Je draagt je vordering dan over aan een derde partij, die het risico en de inning overneemt. Dit mag zodra een factuur onbetaald blijft na de afgesproken betalingstermijn en jij het recht hebt om die vordering over te dragen. In de meeste gevallen is dat al na één of twee herinneringen het geval.

Of je nu een eenmanszaak hebt of een groeiend mkb-bedrijf runt, onbetaalde facturen zijn frustrerend en kosten je tijd die je liever ergens anders aan besteedt. In dit artikel leggen we precies uit wanneer je een vordering mag overdragen, wat dat kost en waar je op moet letten bij de keuze voor een incassobureau.

Wat betekent het om een factuur te ‘verkopen’ aan een incassobureau?

Een factuur ‘verkopen’ aan een incassobureau betekent dat je je vordering officieel overdraagt aan een andere partij. Die partij betaalt jou een deel van het openstaande bedrag en neemt vervolgens het inningsproces volledig over. Jij bent dan klaar met de zaak, maar ontvangt niet het volledige bedrag.

In de praktijk werkt dit via een zogenaamde cessie: een juridische overdracht van een vordering. Het incassobureau wordt de nieuwe schuldeiser en handelt de zaak verder af. Dit is iets anders dan het uitbesteden van incasso, waarbij jij schuldeiser blijft en het bureau alleen namens jou optreedt. Bij een echte factuuroverdracht draag je ook het financiële risico over: als de debiteur niet betaalt, is dat het probleem van het bureau geworden, en niet meer van jou.

Niet elk incassobureau biedt factuuroverdracht aan in de traditionele zin. Veel bureaus werken liever via uitbesteding, waarbij jij opdrachtgever blijft en zij het werk doen. Dat model geeft jou meer controle en is in veel gevallen financieel gunstiger.

Wanneer mag je een onbetaalde factuur overdragen aan een incassobureau?

Je mag een onbetaalde factuur overdragen aan een incassobureau zodra de betalingstermijn is verstreken en je de debiteur minimaal één keer hebt herinnerd. Er is geen wettelijke minimumwachttijd, maar in de praktijk geldt: verstuur eerst een herinnering, daarna een aanmaning, en schakel vervolgens een incassobureau in als er geen reactie komt.

Wettelijk gezien heb je als schuldeiser het recht om je vordering over te dragen aan een derde, tenzij dit contractueel is uitgesloten. Check dus altijd of jouw algemene voorwaarden of de overeenkomst met de klant iets regelen over de overdraagbaarheid van vorderingen. In de meeste zakelijke relaties is er geen bezwaar.

Praktisch gezien is het slim om een incassobureau in te schakelen als:

  • een factuur meer dan 30 dagen over de betalingstermijn heen is
  • de debiteur niet reageert op herinneringen of aanmaningen
  • je het gevoel hebt dat de klant de betaling bewust uitstelt
  • de relatie met de klant al beschadigd is of je die toch niet wilt behouden

Hoe eerder je handelt, hoe groter de kans op een succesvolle inning. Wachten maakt het proces moeilijker, zeker als de debiteur in financiële problemen raakt.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wat is het verschil tussen factuuroverdracht en incasso uitbesteden?

Het belangrijkste verschil is wie het financiële risico draagt. Bij factuuroverdracht verkoop je je vordering en ontvang je direct (een deel van) je geld, maar draag je ook het risico over. Bij incasso uitbesteden blijf jij de schuldeiser en ontvangt het bureau een vergoeding voor het innen namens jou.

Bij uitbesteding heb je meer zicht op het proces en ontvang je uiteindelijk het volledige bedrag, minus de incassokosten. Bovendien betaalt de debiteur in veel gevallen de incassokosten zelf, waardoor jij niets of weinig hoeft bij te leggen. Dat maakt uitbesteding voor de meeste mkb-ondernemers de betere keuze.

Factuuroverdracht kan aantrekkelijk zijn als je snel liquiditeit nodig hebt of als je absoluut geen risico meer wilt lopen op een specifieke vordering. Maar wees je ervan bewust: je krijgt minder dan de nominale waarde van de factuur, en de korting kan flink oplopen bij oudere of risicovollere vorderingen.

Wil je meer weten over hoe het uitbesteden van incasso werkt? Op onze pagina over incasso binnenland lees je precies hoe dat traject eruitziet.

Welke voorwaarden stelt een incassobureau aan een over te dragen factuur?

Een incassobureau stelt doorgaans een aantal voorwaarden aan een factuur voordat het die in behandeling neemt. De vordering moet aantoonbaar zijn, de betalingstermijn moet verstreken zijn en je moet kunnen bewijzen dat je de debiteur eerder hebt aangesproken.

Concreet betekent dit dat je de volgende documenten bij de hand moet hebben:

  • de originele factuur met een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
  • bewijs van levering of uitvoering (zoals een opdrachtbevestiging, bon of e-mail)
  • bewijs van de verstuurde herinneringen of aanmaningen
  • de contactgegevens van de debiteur

Sommige bureaus accepteren geen vorderingen die ouder zijn dan een jaar of onder een bepaald minimumbedrag liggen. Hoe sterker de onderbouwing van jouw vordering, hoe groter de kans dat het bureau de zaak oppakt en hoe groter de kans op een succesvolle inning.

Wat zijn de kosten van het overdragen van een factuur aan een incassobureau?

De kosten hangen af van de manier waarop je samenwerkt met het incassobureau. Bij uitbesteding betaalt de debiteur in de meeste gevallen de incassokosten zelf. Bij vorderingen op particulieren zijn deze kosten wettelijk geregeld via de WIK-tabel. Voor bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of het tarief dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen.

Ter illustratie: de WIK-tabel voor vorderingen op particulieren werkt als volgt:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Bij een echte factuuroverdracht betaal jij de prijs in de vorm van een korting op het bedrag dat je ontvangt. Die korting is afhankelijk van de ouderdom van de vordering, de kredietwaardigheid van de debiteur en het risico dat het bureau inschat. Hoe risicovoller de vordering, hoe lager het bedrag dat je ontvangt.

Voor eenvoudige vorderingen is er ook een laagdrempelige optie: via SelfCollect kun je als opdrachtgever zelf de eerste stappen zetten, zoals het versturen van brieven en het eerste contact met de debiteur. Lukt het je om de vordering zelf te innen, dan ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%. Dat maakt het financieel extra aantrekkelijk voor kleinere zaken.

Hoe kies je een betrouwbaar en geregistreerd incassobureau?

Sinds april 2024 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit is een wettelijke eis die consumenten en bedrijven beschermt tegen malafide praktijken. Controleer altijd of het bureau dat je overweegt een geldig registratienummer heeft.

Naast registratie zijn dit de belangrijkste dingen om op te letten:

  • Juridische kennis in eigen huis: een goed bureau heeft juristen die het volledige traject kunnen begeleiden, van aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Transparantie: je wilt op elk moment weten wat er met jouw dossier gebeurt, bij voorkeur via een online portaal met realtime inzage
  • Veiligheid van geldstromen: zorg dat betalingen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden verlopen, zodat jouw geld nooit vermengd raakt met dat van het bureau
  • Ervaring: een bureau met een bewezen trackrecord en een hoog slagingspercentage geeft meer zekerheid dan een onbekende partij
  • Internationaal bereik: doe je ook zaken in het buitenland, kijk dan of het bureau actief is in de landen waar jouw debiteuren zich bevinden

Bekijk ook ons volledige dienstenaanbod om te zien welke oplossingen er zijn voor jouw specifieke situatie.

Hoe wij helpen bij het overdragen en innen van jouw facturen

Bij Creman verzorgen we het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie als dat nodig is. We zijn opgericht in 2002, geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106) en hebben juristen in eigen huis die altijd adviseren over de haalbaarheid van een zaak. Ons slagingspercentage ligt op 93%, met een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier.

Dit is wat wij voor je regelen:

  • Volledige begeleiding van buitengerechtelijke incasso tot gerechtelijke procedures
  • 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via een eigen online portaal
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden
  • Incasso in Nederland én in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië
  • SelfCollect voor eenvoudige zaken, waarmee je een deel van de incassoprovisie terugverdient
  • Dienstverlening in zes talen: Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans

Wil je weten hoe we te werk gaan? Lees meer over wie we zijn en hoe we werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw openstaande vorderingen.

Wat gebeurt er als het incassobureau er niet in slaagt om te innen?

/door

Je hebt een incassobureau ingeschakeld, de aanmaningen zijn verstuurd en er is contact gezocht met de debiteur. Maar wat als het dan toch niet lukt? Als de incasso geen resultaat oplevert, wil je weten waar je aan toe bent. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er dan gebeurt, wie de kosten draagt, welke vervolgstappen mogelijk zijn en wanneer het verstandig is om te stoppen.

Wat betekent het als een incassobureau er niet in slaagt te innen?

Als een incassobureau er niet in slaagt te innen, betekent dit dat de buitengerechtelijke fase is afgerond zonder betaling. Het bureau heeft aanmaningen verstuurd, contact gezocht en onderhandeld, maar de debiteur heeft niet betaald. De vordering staat dan nog steeds open en jij, als schuldeiser, moet beslissen wat de volgende stap is.

Dit klinkt misschien als een doodlopende weg, maar dat is het niet per se. Een mislukte buitengerechtelijke incasso is eigenlijk een keerpunt. Je hebt nu meer informatie dan aan het begin: je weet dat de debiteur niet vrijwillig betaalt en je kunt een bewuste keuze maken over hoe je verder gaat. Ga je juridisch verder, schrijf je de vordering af, of zoek je een schikking? Die keuze hangt af van meerdere factoren.

Wat zijn de meest voorkomende redenen dat incasso mislukt?

Incasso mislukt het vaakst wanneer een debiteur simpelweg geen geld heeft, onvindbaar is of actief weigert te betalen zonder dat er juridische druk op staat. In die gevallen levert ook de beste aanpak geen betaling op, ongeacht hoeveel aanmaningen er worden verstuurd.

De meest voorkomende redenen zijn:

  • Betalingsonmacht: de debiteur heeft geen middelen om te betalen, ook al wil hij wel.
  • Onbereikbaarheid: het adres klopt niet meer, er wordt niet gereageerd op brieven of telefoontjes.
  • Faillissement of surseance van betaling: de debiteur is officieel insolvent.
  • Betwisting van de vordering: de debiteur ontkent de schuld of stelt dat er gebrekkig is geleverd.
  • Slechte documentatie: er ontbreekt een ondertekend contract, een bevestiging of een duidelijke afspraak.

Het is nuttig om te weten welke reden van toepassing is, want dat bepaalt of het zinvol is om door te gaan. Bij betalingsonmacht of faillissement heeft een gerechtelijke procedure weinig toegevoegde waarde. Bij een betwiste vordering of een weigerachtige debiteur met aantoonbare middelen kan een rechter wel het verschil maken.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wie betaalt de kosten als de incasso niets oplevert?

Als de incasso niets oplevert, zijn de incassokosten in principe voor rekening van de debiteur. Maar als die niet betaalt, worden die kosten in de praktijk niet geïnd. De kosten die jij als opdrachtgever aan het bureau hebt betaald, ben je dan kwijt.

Hoe de kosten zijn geregeld, hangt af van het type vordering. Voor vorderingen op particulieren gelden de wettelijke tarieven uit de WIK-tabel:

  • Tot en met € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500: 10%
  • Over de volgende € 5.000: 5%
  • Over de volgende € 190.000: 1%
  • Over het meerdere: 0,5% (maximaal € 6.775)

Voor vorderingen op bedrijven geldt doorgaans een tarief van 15% over de hoofdsom, of een percentage dat is vastgelegd in jouw algemene voorwaarden. Veel incassobureaus werken op basis van no cure, no pay, wat betekent dat je alleen betaalt bij succes. Vraag dit altijd na voordat je een dossier indient, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als de inning mislukt.

Wat zijn de vervolgstappen na een mislukte buitengerechtelijke incasso?

Na een mislukte buitengerechtelijke incasso zijn er drie mogelijke vervolgstappen: een gerechtelijke procedure starten, een schikking treffen of de vordering afschrijven. Welke optie het beste past, hangt af van de hoogte van de vordering, de financiële situatie van de debiteur en de kracht van jouw dossier.

Bij een gerechtelijke procedure vraag je de rechter om een vonnis. Als de rechter in jouw voordeel beslist, kun je loonbeslag, bankbeslag of beslag op bezittingen laten leggen. Dit is een effectieve stap als de debiteur wel vermogen heeft, maar niet wil betalen. Voor deze stap heb je juridische kennis nodig. Het is verstandig om te werken met een bureau dat juristen in eigen huis heeft, zodat je direct advies krijgt over de haalbaarheid voordat je kosten maakt. Bij incasso binnenland begeleiden onze juristen het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie.

Een schikking kan interessant zijn als de debiteur wel wil betalen, maar niet het volledige bedrag kan opbrengen. Soms is een gedeeltelijke betaling beter dan een langdurige procedure zonder zekerheid. Een afschrijving is de laatste optie: je boekt de vordering af als oninbaar. Dit is fiscaal soms interessant, maar het betekent wel dat je het geld definitief kwijt bent.

Wanneer heeft het geen zin meer om door te gaan met een vordering?

Het heeft geen zin meer om door te gaan met een vordering als de debiteur aantoonbaar geen verhaalsmogelijkheden heeft. Denk aan iemand die failliet is verklaard, geen inkomen of bezittingen heeft, of bij wie de kosten van een procedure hoger uitvallen dan de vordering zelf.

Een goede vuistregel: als de kosten van een gerechtelijke procedure niet opwegen tegen de kans op daadwerkelijke inning, is stoppen de verstandigste keuze. Een incassobureau met juristen in huis kan je hier eerlijk over adviseren. Wij kijken altijd naar drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Dat advies krijg je bij ons altijd voordat je een beslissing neemt, zodat je niet onnodig geld uitgeeft aan een procedure die weinig oplevert.

Heb je te maken met een buitenlandse debiteur? Dan speelt ook de vraag of een buitenlands vonnis uitvoerbaar is in het land van de debiteur. Dat maakt internationale incasso complexer, maar niet onmogelijk. Via onze diensten zijn we actief in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië.

Hoe voorkom je dat een factuur onbetaald blijft?

Je voorkomt onbetaalde facturen door goede afspraken te maken vóór je levert, niet achteraf. Dat betekent: duidelijke betalingstermijnen in je offerte en factuur, een ondertekend contract of opdrachtbevestiging, en het consequent opvolgen van betalingen zodra een termijn verstrijkt.

Praktische stappen die het verschil maken:

  1. Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je grote opdrachten aanneemt.
  2. Gebruik duidelijke algemene voorwaarden met een incassokostenbeding, zodat je bij wanbetaling recht hebt op vergoeding van de kosten.
  3. Stuur facturen direct na levering en bevestig de ontvangst als dat mogelijk is.
  4. Volg betalingen actief op en stuur na de vervaldatum snel een herinnering.
  5. Schakel tijdig een incassobureau in als een klant niet reageert op herinneringen, in plaats van te wachten tot de schuld verder oploopt.

Voor bedrijven die weinig tijd hebben voor debiteurenbeheer is uitbesteding een nuttige optie. Zo blijft het proces altijd bewaakt, ook als jij er zelf niet dagelijks bij stilstaat.

Hoe wij helpen als incasso geen resultaat oplevert

Bij CreMan weten we dat een mislukte incasso frustrerend is. Daarom begeleiden we je niet alleen tijdens het incassotraject, maar ook bij de keuze wat je daarna het beste kunt doen. Onze juristen beoordelen de haalbaarheid van vervolgstappen eerlijk en adviseren je altijd over de drie mogelijke uitkomsten: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven.

  • Juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van aanmaning tot executie
  • Slagingspercentage van 93% en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier
  • 24/7 real-time inzage in de status van elk dossier via een eigen online portal
  • Geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en bij succesvolle inning een deel van de incassoprovisie terugkrijgen, oplopend tot 30%
  • Geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer 00106), wat verplicht is sinds april 2024

Wil je weten wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over CreMan of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Kun je debiteurenbeheer volledig uitbesteden aan een incassobureau?

/door

Ja, je kunt debiteurenbeheer volledig uitbesteden aan een incassobureau. Een professioneel bureau neemt het hele proces over, van het versturen van herinneringen en aanmaningen tot het opstarten van juridische procedures als dat nodig is. Zo hoef jij je als ondernemer nergens meer druk om te maken en houd je meer tijd over voor je eigen werk. Hieronder leggen we stap voor stap uit wat dat precies inhoudt, wanneer het slim is en wat het kost.

Wat houdt het uitbesteden van debiteurenbeheer precies in?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer betekent dat je het volledige opvolgproces van openstaande facturen overdraagt aan een externe partij. Die partij bewaakt je betalingstermijnen, stuurt herinneringen en aanmaningen, voert gesprekken met debiteuren en escaleert waar nodig. Jij hoeft zelf niet meer achter je geld aan.

In de praktijk werkt dit concreter dan veel ondernemers denken. Een incassobureau logt in op jouw boekhoud- of debiteurensysteem en beheert het proces volledig extern. Je hoeft niets opnieuw in te richten of over te zetten. Alles wat uit dat beheer voortkomt en incasso vereist, wordt automatisch opgepakt. Zo houd jij als MKB-ondernemer of zzp’er de regie, zonder zelf de uitvoering te doen.

Transparantie is daarbij belangrijk. Via een eigen online portal heb je als opdrachtgever 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier. Zo weet je altijd wat er speelt, zonder dat je zelf hoeft te bellen of te mailen voor een update.

Welke taken neemt een incassobureau over bij volledige uitbesteding?

Bij volledige uitbesteding van debiteurenbeheer neemt het incassobureau alle taken over die horen bij het innen van openstaande vorderingen. Dat begint bij preventieve stappen, zoals het bewaken van betalingstermijnen, en eindigt, als het moet, bij gerechtelijke procedures.

Concreet gaat het om de volgende taken:

  • Bewaken van betalingstermijnen en signaleren van overschrijdingen
  • Versturen van betalingsherinneringen en formele aanmaningen
  • Telefonisch contact opnemen met debiteuren
  • Onderhandelen over betalingsregelingen
  • Opstarten van buitengerechtelijke incassoprocedures
  • Juridisch advies over de haalbaarheid van een zaak
  • Begeleiden van gerechtelijke procedures indien nodig

Een goed bureau heeft juristen in eigen huis die het volledige traject begeleiden, van de eerste aanmaning tot executie. Zij adviseren je ook altijd over de drie mogelijke uitkomsten van een zaak: volledig innen, gedeeltelijk innen of afschrijven. Zo neem je nooit een beslissing op basis van gevoel, maar op basis van feitelijk advies.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Wanneer is het slim om debiteurenbeheer uit te besteden?

Het uitbesteden van debiteurenbeheer is slim wanneer je te veel tijd kwijt bent aan het achtervolgen van openstaande facturen, geen creditcontroller in dienst hebt of merkt dat je debiteurenlijst sneller groeit dan je bij kunt houden. Ook bij ziekteverzuim of een drukke groeifase is uitbesteding een praktische oplossing.

Voor veel MKB-ondernemers en zzp’ers is debiteurenbeheer iets wat “er even bij” wordt gedaan. Maar dat leidt al snel tot vertraging in de opvolging, en vertraging kost geld. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag terugziet.

Uitbesteding is ook relevant als je internationaal zaken doet. Debiteuren in het buitenland aanschrijven in hun eigen taal, met kennis van lokale wet- en regelgeving, is iets wat je niet zomaar zelf doet. Bureaus die actief zijn in landen zoals België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Engeland en Scandinavië, en die opdrachtgevers in meerdere talen bedienen, kunnen dat wel.

Heb je juist maar een handvol eenvoudige zaken per jaar? Dan is volledige uitbesteding misschien niet nodig. In dat geval kun je via incasso binnenland losse dossiers indienen, of kiezen voor een laagdrempelige tool waarmee je kleine zaken zelf afhandelt.

Wat zijn de kosten van debiteurenbeheer uitbesteden?

De kosten van debiteurenbeheer uitbesteden hangen af van het type vordering en de afspraken die je maakt. Voor vorderingen op particulieren gelden wettelijke maximumtarieven via de WIK-tabel. Voor vorderingen op bedrijven is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, of het tarief dat volgt uit jouw eigen algemene voorwaarden.

De WIK-tabel voor vorderingen op particulieren ziet er als volgt uit:

Hoofdsom (vordering)Percentage incassokosten
Tot en met € 2.50015%
Over de volgende € 2.50010%
Over de volgende € 5.0005%
Over de volgende € 190.0001%
Over het meerdere0,5% (max. € 6.775)

Belangrijk om te weten: de incassokosten worden in de meeste gevallen verhaald op de debiteur, niet op jou als opdrachtgever. Je betaalt dus niet zomaar uit eigen zak. Heb je eenvoudige zaken waarbij je zelf de eerste stappen wilt zetten? Via SelfCollect kun je dat kosteloos doen, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau probeert openstaande vorderingen buitengerechtelijk te innen, zonder tussenkomst van de rechter. Een deurwaarder is een door de overheid aangestelde functionaris die bevoegd is om gerechtelijke uitspraken ten uitvoer te leggen, zoals het leggen van beslag of het uitvoeren van een vonnis.

In de praktijk werken de twee partijen samen. Het incassobureau start het traject en probeert de vordering minnelijk op te lossen. Lukt dat niet, dan kan het bureau juridische stappen adviseren en begeleiden, waarna een deurwaarder in beeld komt voor de executie. Een incassobureau met juristen in huis begeleidt je door dat hele traject en adviseert je op elk moment over de beste aanpak.

Het grote voordeel van een incassobureau is dat het de klantrelatie zoveel mogelijk intact probeert te houden. Een rechtszaak is altijd het laatste middel, niet het eerste. Bekijk het volledige dienstenaanbod om te zien welke stappen er mogelijk zijn voor jouw situatie.

Hoe werkt het incassoproces stap voor stap?

Het incassoproces verloopt in vaste stappen, van een vriendelijke herinnering tot gerechtelijke executie als dat nodig is. De meeste zaken worden al in een vroeg stadium opgelost, zonder dat het tot een rechtszaak komt.

Een standaard incassotraject ziet er zo uit:

  1. Betalingsherinnering: Een vriendelijke reminder dat de betalingstermijn is verstreken.
  2. Formele aanmaning: Een officiële aanmaning met een laatste betalingstermijn van veertien dagen, conform de wet.
  3. Buitengerechtelijke incasso: Het incassobureau neemt contact op met de debiteur en probeert tot een oplossing te komen, inclusief een eventuele betalingsregeling.
  4. Juridisch advies: Als minnelijke inning niet lukt, adviseert een jurist over de haalbaarheid van een gerechtelijke procedure.
  5. Gerechtelijke procedure: Dagvaarding en rechtszaak, waarbij het bureau je volledig begeleidt.
  6. Executie: Na een vonnis kan beslag worden gelegd op bezittingen of de bankrekening van de debiteur.

De gemiddelde doorlooptijd per dossier ligt rond de twee weken. Dat is snel, zeker als je bedenkt dat veel ondernemers zelf weken of maanden bezig zijn met het achternalopen van één factuur. Een geregistreerd bureau met een slagingspercentage van 93% haalt aanzienlijk meer op dan de meeste ondernemers zelf kunnen.

Hoe wij helpen met debiteurenbeheer uitbesteden

CreMan neemt het volledige debiteurenbeheer van je over, zodat jij je kunt focussen op ondernemen. Dit is wat we voor je doen:

  • We loggen in op jouw systeem en beheren het debiteurenproces volledig extern, zonder dat jij iets hoeft in te richten
  • Onze juristen begeleiden het volledige traject, van de eerste aanmaning tot gerechtelijke executie
  • Je hebt 24/7 realtime inzage in de status van elk dossier via jouw eigen online portal
  • Alle geldstromen verlopen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd veilig en gescheiden blijft
  • We zijn actief in zes landen en bedienen opdrachtgevers in zes talen, ook als je buitenlandse debiteuren hebt
  • Via SelfCollect kun je eenvoudige zaken kosteloos zelf afhandelen en een deel van de incassoprovisie terugverdienen
  • We zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (registratienummer Justis 00106) en voldoen aan alle wettelijke eisen

Wil je weten hoe we dat precies aanpakken? Lees meer over CreMan en onze werkwijze, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Mag je incassokosten doorberekenen aan je klant?

/door

Ja, je mag incassokosten doorberekenen aan je klant, maar daar zijn wel voorwaarden aan verbonden. Of je dat zomaar kunt doen, hangt af van wie je klant is (consument of bedrijf), of je aan de wettelijke vereisten hebt voldaan en of je algemene voorwaarden op orde zijn. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wanneer het mag, hoeveel je mag vragen en wat je doet als je klant dwarsligt.

Wat zijn incassokosten en wie betaalt ze?

Incassokosten zijn de kosten die je maakt om een onbetaalde factuur alsnog geïnd te krijgen. Denk aan kosten voor het sturen van aanmaningen, het inschakelen van een incassobureau of het voeren van juridische procedures. In principe betaalt de schuldenaar deze kosten, niet jij als schuldeiser.

De gedachte achter dit systeem is simpel: wie niet betaalt, draait op voor de gevolgen. Jij hebt recht op je geld, en de kosten die je maakt om dat geld te innen zijn voor rekening van degene die de rekening niet heeft voldaan. Dat geldt voor zowel vorderingen op consumenten als op andere bedrijven, al gelden er voor beide groepen andere regels.

Er zijn twee soorten incassokosten die je kunt tegenkomen: buitengerechtelijke incassokosten (de kosten vóór een rechtszaak, zoals aanmaningen en incassobureaukosten) en gerechtelijke kosten (de kosten van een rechtszaak zelf). Dit artikel gaat vooral over de buitengerechtelijke incassokosten, want dat is het traject waar de meeste ondernemers mee te maken krijgen.

Wanneer mag je incassokosten doorberekenen aan je klant?

Je mag incassokosten in rekening brengen zodra je klant in verzuim is en je een aanmaning hebt gestuurd die aan de wettelijke eisen voldoet. Voor consumenten geldt een striktere procedure dan voor zakelijke klanten. Zonder de juiste aanmaning kun je de kosten juridisch niet afdwingen.

Voor consumenten schrijft de wet voor dat je een zogenoemde veertiendagenbrief moet sturen. In die brief geef je je klant nog veertien dagen de tijd om te betalen, met een duidelijke waarschuwing dat je anders incassokosten in rekening brengt. Betaalt je klant niet binnen die termijn? Dan heb je het recht om de wettelijke incassokosten toe te voegen aan de vordering.

Bij zakelijke klanten is de procedure wat soepeler. Je kunt de incassokosten doorberekenen als dat is vastgelegd in je algemene voorwaarden of als je klant er expliciet mee heeft ingestemd. Een goede set algemene voorwaarden is hier dus geen luxe, maar een nuttige bescherming. Heb je die nog niet goed op orde? Dan is het slim om dat zo snel mogelijk te regelen.

23+ jaar ervaring in credit management & incasso

Een klant die niet betaalt?

Je hoeft niet direct een incassotraject te starten. Kies wat bij je past: zelf actie ondernemen of eerst persoonlijk advies krijgen.

✓ Justis geregistreerd    ✓ Eigen juristen    ✓ Persoonlijke begeleiding

Hoeveel incassokosten mag je in rekening brengen?

Voor vorderingen op consumenten zijn de maximale incassokosten wettelijk vastgelegd via de Wet Incassokosten (WIK). De hoogte hangt af van de hoofdsom van je vordering en wordt berekend aan de hand van een staffel. Het wettelijk minimum is € 40, ook als het berekende bedrag lager uitkomt.

De WIK-staffel werkt als volgt:

  • Over de eerste € 2.500: 15% incassokosten
  • Over de volgende € 2.500 (van € 2.500 tot € 5.000): 10%
  • Over de volgende € 5.000 (van € 5.000 tot € 10.000): 5%
  • Over de volgende € 190.000 (van € 10.000 tot € 200.000): 1%
  • Over het meerdere boven € 200.000: 0,5% (met een maximum van € 6.775 in totaal)

Voor zakelijke debiteuren gelden deze wettelijke maxima niet op dezelfde manier. Hier is het gangbare tarief 15% over de hoofdsom, tenzij je algemene voorwaarden een ander percentage vermelden. Zolang dat redelijk is en vooraf duidelijk was voor je klant, kun je dit in rekening brengen.

Wat is het verschil tussen incassokosten bij consumenten en bedrijven?

Het belangrijkste verschil is dat de incassokosten voor consumenten wettelijk zijn begrensd via de WIK, terwijl voor bedrijven de contractvrijheid meer ruimte geeft. Bij consumenten moet je de veertiendagenbrief sturen en de wettelijke staffel toepassen. Bij bedrijven bepalen je algemene voorwaarden grotendeels de spelregels.

Bij consumenten geldt ook dat je de incassokosten niet zomaar kunt verhogen met extra administratiekosten of dossierkosten bovenop de wettelijke staffel. Wat de wet toestaat, is het maximum. Probeer je meer te vragen, dan is dat deel van de vordering niet afdwingbaar.

Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid, maar dat betekent niet dat alles kan. Ook hier geldt dat de kosten redelijk moeten zijn en dat je klant vooraf op de hoogte moet zijn geweest van je betalingsvoorwaarden. Een goed opgesteld contract of duidelijke algemene voorwaarden vormen daarbij de basis. Heb je vragen over hoe je dit juridisch goed regelt, dan kun je daarvoor terecht bij een incassobureau met juristen in eigen huis, zodat je direct advies krijgt over jouw specifieke situatie.

Hoe bereken je incassokosten correct voor je factuur?

Incassokosten bereken je op basis van de openstaande hoofdsom op het moment dat je klant in verzuim is. Je telt de rente en eventuele andere bijkomende kosten daar niet bij op voor de berekening van de incassokosten zelf. Pas daarna voeg je de berekende incassokosten toe aan het totaalbedrag dat je claimt.

Een praktisch voorbeeld: stel, je klant heeft een factuur van € 1.200 niet betaald. Je berekent 15% over € 1.200, wat neerkomt op € 180. Dat is boven het wettelijk minimum van € 40, dus je mag € 180 aan buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. De totale vordering wordt dan € 1.200 plus € 180, plus eventuele wettelijke rente.

Let op dat je de veertiendagenbrief (voor consumenten) of een duidelijke aanmaning (voor bedrijven) altijd eerst verstuurt. Zonder die stap kun je de incassokosten niet afdwingen. Wil je zeker weten dat je dit proces correct uitvoert? Via de diensten die wij aanbieden kun je het volledige debiteurenbeheer uit handen geven, inclusief het correct opstellen van aanmaningen en het berekenen van de juiste kosten.

Wat als je klant de incassokosten weigert te betalen?

Als je klant de incassokosten weigert te betalen, heb je juridisch gezien nog steeds recht op dat geld, mits je de juiste stappen hebt gevolgd. Je kunt de zaak dan voorleggen aan de rechter, die de incassokosten kan toewijzen als onderdeel van de totale vordering.

Weigering is overigens niet altijd onwil. Soms betwist een klant de hoogte van de kosten of stelt hij dat de aanmaning niet aan de wettelijke eisen voldeed. Controleer in dat geval goed of je procedure klopte: heb je de veertiendagenbrief gestuurd, de juiste staffel toegepast en het minimumbedrag van € 40 gehanteerd? Als dat allemaal klopt, sta je sterk.

Is je klant een bedrijf en weigert het te betalen? Dan is het verstandig om te kijken of er een betalingsregeling mogelijk is, of om het dossier direct over te dragen aan een incassobureau dat ook juridische stappen kan zetten. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het soms wordt om alsnog te innen.

Hoe wij helpen bij het doorberekenen van incassokosten

Bij Creman zorgen we ervoor dat je incassokosten correct worden berekend en dat het hele traject juridisch waterdicht verloopt. Of het nu gaat om een factuur aan een consument of een zakelijke debiteur, onze aanpak is altijd gericht op het snelst mogelijke resultaat, met zo min mogelijk gedoe voor jou.

  • Juristen in eigen huis die controleren of jouw aanmaning en incassokosten aan alle wettelijke eisen voldoen
  • Gemiddelde doorlooptijd van twee weken per dossier, met een slagingspercentage van 93%
  • 24/7 inzage in de status van je dossier via ons eigen online portaal
  • SelfCollect: voor eenvoudige zaken kun je zelf de eerste stappen zetten via ons portaal, volledig kosteloos, en bij succesvolle inning ontvang je een deel van de incassoprovisie terug, oplopend tot 30%
  • Veilige geldstromen via een onafhankelijke Stichting Derdengelden, zodat jouw geld altijd gescheiden en veilig blijft

Wil je weten hoe Creman jouw openstaande vorderingen aanpakt? Lees meer over wie wij zijn en hoe wij werken, of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.